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Mag. Bernhard Brandauer, Rechtsanwalt
Geschäftsgeheimnisse in der Übergangsphase schützen: Offenlegung im Datenraum, Zugriffe, Übergabevertrag sowie Rückgabe und Löschung richtig ordnen.
In der Übergangsphase einer Unternehmensnachfolge werden regelmäßig besonders sensible Informationen offengelegt. Dazu gehören Kalkulationen, Kundenbeziehungen, Produktionsverfahren, Preislogik und nicht veröffentlichte Pläne. Wer diese Informationen zu früh, zu weit oder ohne klare Zuständigkeit weitergibt, gefährdet nicht nur die Verhandlungen, sondern auch den laufenden Betrieb.
Geschäftsgeheimnisschutz, vertragliche Vertraulichkeit und Datenschutz verfolgen unterschiedliche Ziele. Ein Geschäftsgeheimnis braucht nach § 26b UWG unter anderem angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen. Die DSGVO schützt personenbezogene Daten. Eine Vertraulichkeitsklausel regelt zusätzlich, was die beteiligten Personen und Unternehmen vertraglich tun oder unterlassen müssen.
Für die praktische Nachfolgeplanung ist daher ein abgestufter Ablauf sinnvoll. Die Nachfolgeplanung gibt den zeitlichen Rahmen vor. Die Regelungspunkte im Übergabevertrag werden hier um Informationsklassen, Zugriffe und die Zeit nach dem Wechsel ergänzt.
Der Kurzcheck trennt Offenlegung, Zugriffssteuerung und die Zeit nach dem Übergabestichtag.
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Erstellen Sie vor der Offenlegung eine Informationsliste. Legen Sie pro Klasse Empfänger, Zweck, Umfang, Freigabe und Enddatum fest. So wird die Vertraulichkeit nicht nur behauptet, sondern im Ablauf umgesetzt.
Vergeben Sie persönliche Konten mit der jeweils erforderlichen Berechtigung. Prüfen Sie aktive Sitzungen, Exportmöglichkeiten, Mehr-Faktor-Authentifizierung und Protokolle. Gemeinsame Zugangsdaten erschweren die spätere Beweissicherung.
Halten Sie fest, welche Unterlagen zurückzugeben oder zu löschen sind, wer dies bestätigt und welche gesetzliche Aufbewahrung oder Beweissicherung eine Ausnahme verlangt. Die Vertraulichkeit kann auch nach dem Übergabestichtag weiterwirken.
§ 26b UWG schützt Informationen nur, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen gemeinsam erfüllt sind. Die Information muss geheim sein, einen kommerziellen Wert gerade wegen ihrer Geheimhaltung haben und durch angemessene Maßnahmen geschützt werden. Der Wert allein genügt nicht. Auch eine Bezeichnung als vertraulich ersetzt kein gelebtes Schutzkonzept.
Eine vertragliche Vertraulichkeitsverpflichtung wirkt zwischen den vereinbarten Parteien. Sie kann Empfänger, Zweck, Weitergabe, Rückgabe, Löschung, Beiziehung von Beratern und Folgen eines Verstoßes regeln. § 26c UWG macht deutlich, dass die Verletzung einer solchen Verpflichtung für die rechtliche Beurteilung des Erwerbs, der Nutzung oder der Offenlegung bedeutsam sein kann.
Datenschutz ist ein eigenes Prüffeld. Sobald Kunden-, Mitarbeiter- oder Ansprechpartnerdaten enthalten sind, sind insbesondere Zweck, Berechtigung, Empfängerkreis und Datensicherheit zu prüfen. Eine Information kann zugleich personenbezogene Daten und Geschäftsgeheimnis sein. Die DSGVO ersetzt aber weder die Geheimhaltungsmaßnahmen nach dem UWG noch die vertragliche Regelung des Übergangs.
Vor dem Datenraum sollte ein Verzeichnis festlegen, welche Informationsklassen für welche Entscheidung benötigt werden. Für eine erste Bewertung können aggregierte Zahlen oder geschwärzte Unterlagen ausreichen. Detaillierte Kundenlisten, Margen, Rezepturen oder technische Parameter müssen nicht automatisch in der ersten Stufe sichtbar sein.
Jede Freigabe braucht einen Zweck und einen Empfängerkreis. Prüfen Sie, ob der Empfänger selbst Vertragspartei ist, ob Berater eingebunden werden müssen und ob diese Berater gleichwertig gebunden sind. Ein Zugriff nur deshalb, weil eine Person im Projekt mitarbeitet, ist zu unbestimmt.
Die Zustimmung des Inhabers ist nach § 26d UWG ein wichtiger rechtmäßiger Weg. Daraus folgt aber kein Freibrief für jede Weitergabe. Die Zustimmung sollte sich auf die konkrete Information, den Zweck, die Personen und den Zeitraum beziehen. Ein Protokoll der Freigabe hilft später bei der Nachvollziehbarkeit.
Schutzmaßnahmen müssen im Alltag funktionieren. Persönliche Benutzerkonten, abgestufte Rollen und die Sperre nicht mehr benötigter Zugänge bilden die Grundlage. Für besonders sensible Daten kommen zusätzliche Freigaben, Mehr-Faktor-Authentifizierung und eine Einschränkung von Exporten in Betracht.
Der OGH hat in 4Ob195/24s die Bedeutung angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen und der Zugangssperre nach dem Ausscheiden einer Mitarbeiterin hervorgehoben. Für eine Nachfolgephase ist das besonders anschaulich: Ein alter Zugang kann nach dem Rollenwechsel zur offenen Flanke werden, selbst wenn früher eine Vertraulichkeitsverpflichtung unterschrieben wurde.
Protokolle sollten nicht erst nach einem Streit gesucht werden. Halten Sie fest, wer eine Freigabe erteilt, wer Unterlagen herunterlädt, wann ein Zugang geändert wird und wann Geräte oder Datenträger zurückgegeben werden. Das dient dem laufenden Schutz und kann bei einem späteren Konflikt die Rekonstruktion erleichtern.
Der Übergabevertrag sollte nicht bei der Formel enden, dass alle Geschäftsunterlagen übergeben werden. Er sollte Informationsklassen, erlaubte Nutzung, Empfänger, Berater, technische Übergabe und die Pflichten des Übergebers und des Nachfolgers miteinander verbinden.
Besonders wichtig ist die Zeit zwischen Unterzeichnung und Vollzug. In dieser Phase kann der Nachfolger Informationen für Finanzierung, Prüfung und Vorbereitung benötigen, ohne bereits jede operative Entscheidung treffen zu dürfen. Der Übergeber kann seinerseits weiterhin Zugang zu Daten haben, muss diesen aber auf den vereinbarten Zweck beschränken.
Für einzelne Informationsklassen können unterschiedliche Laufzeiten sinnvoll sein. Die Schutzpflicht sollte nicht automatisch mit dem Stichtag enden. Regelungen zu Unterauftragnehmern, verbundenen Unternehmen, beruflichen Beratern und einer zulässigen Offenlegung gegenüber Behörden oder Gerichten verhindern spätere Auslegungsfragen.
Nach dem Übergabestichtag müssen die nicht mehr benötigten Zugänge, Kopien und Datenträger erfasst werden. Das betrifft nicht nur Papierakten. Auch lokale Downloads, private Cloudspeicher, Sicherungskopien, E-Mail-Postfächer und mobile Geräte können relevante Kopien enthalten.
Eine Löschung ist nicht immer sofort möglich oder zulässig. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, laufende Verfahren und die notwendige Beweissicherung können eine begrenzte Aufbewahrung erfordern. Der Vertrag sollte deshalb zwischen Rückgabe, Löschung, Sperrung und einer gesicherten Archivierung unterscheiden.
Ein Rückgabe- oder Löschprotokoll sollte die betroffenen Kategorien, das Datum, die verantwortliche Person und allfällige Ausnahmen nennen. So wird klar, welche Informationen nicht mehr genutzt werden dürfen und welche Unterlagen aus einem konkreten Grund noch aufbewahrt werden.
Wenn der Verdacht einer unzulässigen Nutzung oder Offenlegung besteht, sollten nicht reflexartig alle Daten gelöscht werden. Zuerst sind betroffene Systeme, Berechtigungen, Protokolle, Nachrichten und Freigaben zu sichern. Danach kann der Zugriff gezielt eingeschränkt werden, ohne die eigene Beweislage zu zerstören.
§ 26c UWG betrifft insbesondere rechtswidrigen Erwerb, Nutzung oder Offenlegung. § 26e UWG sieht für solche Eingriffe unter anderem Unterlassungs-, Beseitigungs- und Schadenersatzansprüche vor. Welche Reaktion sinnvoll ist, hängt davon ab, welche Information betroffen ist, wer sie erhalten hat und ob eine weitere Verbreitung droht.
Eine vorschnelle Behauptung kann die Übergabe zusätzlich belasten. Besser ist eine belastbare Chronologie mit Information, Berechtigung, Zugriff, Weitergabe, wirtschaftlicher Bedeutung und bereits gesetzten Schutzmaßnahmen. Bei einem laufenden Nachfolgekonflikt sollten außerdem die vertraglichen Eskalations- und Mitwirkungspflichten geprüft werden.
Erstens wird der gesamte Datenraum für alle Beteiligten freigeschaltet. Das widerspricht dem Grundgedanken einer zweckgebundenen und gestuften Offenlegung.
Zweitens werden gemeinsame Accounts verwendet. Dadurch bleibt oft unklar, wer welche Datei geöffnet, kopiert oder weitergegeben hat.
Drittens endet der Schutz mit der Unterzeichnung des Übergabevertrags. Gerade zwischen Unterzeichnung und Vollzug sowie nach dem Stichtag braucht es klare Regeln.
Viertens wird Geschäftsgeheimnisschutz mit Datenschutz gleichgesetzt. Beide Rechtsbereiche können gleichzeitig betroffen sein, verlangen aber unterschiedliche Prüfungen.
Fünftens werden Rückgabe und Löschung pauschal verlangt, ohne Aufbewahrung und Beweissicherung zu berücksichtigen. Eine differenzierte Dokumentation ist rechtssicherer und im Betrieb leichter umzusetzen.
Beginnen Sie mit einer Liste der sensiblen Informationsklassen und ihrer Inhaber. Ordnen Sie danach die Personen, die für Prüfung, Finanzierung, Beratung und operative Vorbereitung Zugang benötigen. Für jede Freigabe sollten Zweck, Umfang und Zeitraum feststehen.
Prüfen Sie anschließend die technischen Zugänge und die vertraglichen Grundlagen. Dazu gehören Datenraumregeln, Arbeits- und Beraterverträge, Lizenzbedingungen, Vertraulichkeitsvereinbarungen, der Übergabevertrag und allfällige Streitigkeiten. Der Beitrag zu Informationsrechte passiver Familiengesellschafter hilft bei der getrennten Prüfung personenbezogener Daten.
Zum Vollzug gehören ein Zugriffsplan, ein Übergabeprotokoll und ein Nachlaufplan. Der Beitrag zu Firmenbuch und Vollmachten nach der Übergabe ergänzt die technische Seite. Wenn die Informationslage bereits streitig ist, kann auch der Beitrag zum Konflikt zwischen aktivem Nachfolger und passiven Geschwistern eine passende Orientierung geben.
Nein. Nach § 26b UWG muss die Information geheim sein, einen kommerziellen Wert wegen ihrer Geheimhaltung haben und durch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen geschützt werden. Eine interne Bezeichnung allein reicht nicht.
Nicht automatisch. Umfang und Zeitpunkt sollten nach Zweck, Informationsklasse und Empfängerkreis gestuft geregelt werden. Für besonders sensible Unterlagen können geschwärzte oder aggregierte Fassungen zunächst ausreichen.
Nicht zwingend. Rückgabe und Löschung sind mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, laufenden Verfahren und notwendiger Beweissicherung abzugleichen. Der Übergabevertrag sollte auch Sperrung und begrenzte Archivierung regeln.
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